Il pagamento della restituzione all'esportazione è subordinato, per la merce ad aliquota differenziata, alla presentazione della prova della definitiva importazione della merce costituita dal documento doganale d'importazione nel paese terzo, con il relativo pagamento dei dazi all'importazione. La prova dell'importazione definitiva nel paese terzo è costituita dal documento doganale di importazione definitiva nel paese terzo oppure da un attestato di scarico ed immissione in consumo rilasciato da una società specializzata nei controlli e nella sorveglianza, riconosciuta da uno Stato Membro;
Il documento doganale d’importazione deve essere esibito in originale o in copia certificata conforme; la conformità può essere attestata dal servizio doganale che ha rilasciato il documento originale oppure dai servizi ufficiali del paese terzo interessato, o dai servizi di uno Stato membro installati nel paese terzo (esempio Ambasciate o Consolati) o, infine, dallo stesso SAISA al quale sia esibito in visione il documento originale.

Peraltro il Reg. Ce 612/2009 prevede espressamente alcune eccezioni in materia. L'articolo 17, par.2, infatti, dispone che, in caso di comprovate difficoltà incontrate nell'ottenere tale documento, l'operatore può ricorrere alle cosiddette "prove secondarie", puntualmente elencate nell'articolo citato (es. certificazioni rilasciate da società di controllo e sorveglianza, debitamente riconosciute dagli Stati membri, un documento bancario attestante il trasferimento sul conto dell'esportatore del prezzo della transazione ecc.).
L'articolo 24, invece, stabilisce che, per esportazioni per le quali la parte differenziata della restituzione è di importo modesto, è possibile esonerare gli operatori dalla presentazione del documento d'importazione; gli operatori, se intendono avvalersi di tale agevolazione, devono presentare preventivamente apposita istanza al SAISA, che, valutata la richiesta, se considera l’operatore affidabile concede l’autorizzazione che avrà validità triennale, salvo, ovviamente, revoca per il venir meno delle condizioni che ne hanno consentito il rilascio; copia di tale autorizzazione dovrà essere sempre allegata a ogni istanza di restituzione e la medesima avrà efficacia per restituzioni inferiori a 2400 Euro, per i paesi dell'area europea, e 12000 Euro, per esportazioni verso paesi del resto del mondo (per gli importi si vedano le istruzioni di servizio n.19866 del 02.10.2007).
In materia si prega di consultare la circolare 152710/2011 del 30 dicembre.
Resta inteso che le autorizzazioni (e le loro integrazioni) non possono essere utilizzate per operazioni effettuate in data anteriore alle stesse.

La prova della definitiva importazione della merce può anche essere richiesta quando sussistono seri dubbi circa la destinazione effettiva della merce, ed inoltre quando il prodotto possa essere tra quelli a rischio di reintroduzione nel territorio doganale comunitario (si veda art. 27 del Reg. Ce 612/2009) ed i dazi all'importazione siano inferiori all'ammontare della restituzione; per quest'ultima ipotesi la Commissione determina i casi in cui la stessa è applicabile, trasmettendo periodicamente un elenco relativo ai prodotti interessati. A tal proposito si vedano le singole schede relative ai vari settori merceologici.

In questa pagina è a disposizione dell'utenza un'Elenco dei Paesi Terzi e dei territori per i quali esiste un'informazione certa sui diversi tipi di documenti rilasciati dalle competenti autorità doganali, in caso di importazione definitiva, riconosciuti validi dal SAISA. Sarà possibile visualizzare, per alcune destinazioni, i formulari idonei a comprovare la definitiva importazione della merce e saranno fornite delucidazioni in merito alle caratteristiche essenziali che il documento deve possedere per dimostrare l'importazione definitiva nel territorio del paese terzo (es. codici, tipo di formulario, timbri ecc).

Infine sono a disposizione informazioni in merito a eventuali particolari modalità, vigenti nella giurisdizione di alcuni paesi terzi, in materia di attestazione della conformità all'originale dei documenti da parte di autorità diverse da quella doganale.

Si fa presente che il SAISA può richiedere, discrezionalmente, la traduzione giurata dei documenti d'importazione e tale richiesta, ovviamente, è pressochè sistematica quando sono presentati documenti redatti in lingue non comunitarie (es. arabo o in tutti i casi in cui non siano identificabili gli elementi fondamentali dell'operazione o siano riscontrate annotazioni particolari sul documento).

Si sollecita infine gli operatori a prestare la massima attenzione sui dati riportati sul documento doganale d'importazione affinchè gli stessi siano coincidenti con quelli riportati in bolletta per ciò che concerne il peso lordo e netto della merce, l'identità del mezzo di trasporto (camion, container, vagone ferroviario, numero del volo aereo), l'identità dell'importatore, estremi del documento di trasporto e il tipo di merce; a tale proposito si rammenta che la merce esportata deve essere identica a quella importata sia per la descrizione che per il codice nomenclatura, che deve coincidere, di norma, per le prime sei cifre con quello indicato nella bolletta di esportazione. Qualsiasi difformità dovrà essere puntualmente giustificata dall'operatore, e il SAISA si riserva di chiedere ulteriore documentazione giustificativa in caso di dubbi in merito all'operazione.

Si fa presente che per i documenti di importazione definitiva e per il trasporto il SAISA può concedere termini supplementari per la loro presentazione. La concessione viene valutata sulla base delle motivazioni addotte dalla ditta ed è fondata, di norma, sulla base di una richiesta formale da parte della ditta, che dovrà essere prodotta entro il termine di 12 mesi per ottenere l'erogazione della restituzione integrale. Tale richiesta dovra' essere corredata dai documenti giustificativi atti a dimostrare i tentativi svolti e la buona diligenza adottata per l'ottenimento delle prove previste dall'art. 17 del Reg. Ce 612/09.

Infine si osserva che le dichiarazioni di importazione in un paese terzo stabilite mediante procedimento informatico e quindi sprovviste di timbri dell’ufficio doganale del paese d’importazione e dell’eventuale firma manoscritta di un’autorità doganale sono accettate nella misura in cui sono valide nel paese terzo di cui trattasi. Per accertarsi della validità di tale documento nel paese terzo interessato l’organismo competente incaricato del pagamento della restituzione prende contatto con le autorità competenti del paese terzo (ad esempio, autorità consolari).

Si precisa che nei casi in cui esistano fondati sospetti circa il rischio di reintroduzione nel territorio comunitario dei prodotti esportati, il SAISA potrà sempre richiedere la prova della definitiva importazione qualora lo ritenga necessario per il corretto pagamento della restituzione.

Per le particolari misure previste per la prova dell'importazione definitiva di carne bovina e suina in Russia si prega di consultare la scheda carne bovina e la scheda Russia.