Questionario di autovalutazione utilizzabile dagli Operatori economici utile ai fini della richiesta di attribuzione dello status di AEO. 

Il documento della Commissione europea Taxud/2006/1450 del 29 giugno 2007 fornisce gli orientamenti, per le Autorità doganali e per gli Operatori economici degli Stati membri, utili ad assicurare l’omogenea interpretazione, nonché la coerente e comune applicazione delle norme doganali elaborate in relazione alla figura dell’Operatore Economico Autorizzato (OEA).
I suddetti orientamenti, pur costituendo linee guida procedurali per tutti gli Stati membri, non rivestono carattere vincolante e sono soggetti ad essere perfezionati a seguito della loro concreta applicazione nei diversi Stati membri.
Il documento in parola è costituito da due parti destinate agli operatori economici ed alle Autorità doganali:

1. la prima parte contiene un insieme di esempi e di chiarimenti in merito al processo decisionale relativo alla attribuzione dello status di AEO;
2. la seconda parte sintetizza, attraverso un dettagliato questionario di autovalutazione, il metodo di lavoro che può essere utilizzato dall’operatore economico per valutare lo stato di adeguamento della propria struttura societaria agli standard fissati dalle norme comunitarie per l’ottenimento dei certificati AEO.

L’assenza di uno o più requisiti che dovesse evidenziarsi nel corso della compilazione del questionario di autovalutazione consente all’operatore economico di acquisire una conoscenza più analitica ed approfondita degli aspetti organizzativi, logistici, finanziari ed amministrativi della propria impresa e di procedere a colmare le lacune o le irregolarità esistenti, prima di richiedere il rilascio del certificato, con evidente risparmio di tempo e costi.
Ulteriore obiettivo del questionario AEO è di fornire all’Agenzia delle Dogane informazioni supplementari sulle attività economiche e sui sistemi gestionali dei richiedenti la certificazione, in modo da agevolare l’iter amministrativo relativo alla trattazione delle istanze.
Le note esplicative, in allegato, forniscono i criteri guida per rispondere correttamente alle singole domande e danno informazioni sugli standard richiesti per ottenere la certificazione AEO.

Prima di iniziare a compilare il questionario, si prega di prestare attenzione alle note della Sezione 4a del questionario medesimo, denominata: “Solvibilità finanziaria”. La non adeguatezza delle risposte ai criteri particolari esposti nella specifica Sezione comporterà, infatti, il rigetto automatico della richiesta.
Ulteriori informazioni sulle domande alle quali è necessario rispondere, a seconda del ruolo occupato dall’operatore nell’ambito della catena logistica, sono rinvenibili nell’Allegato A .
Si prega di rispondere in modo esaustivo ed accurato a tutte le domande relative al tipo di certificazione AEO richiesto.
Per richiedere l’attribuzione dello status di AEO occorre compilare ed inviare l’apposita istanza ed il questionario AEO all’Ufficio delle Dogane competente in relazione al luogo in cui l’operatore detiene la contabilità principale relativa alle operazioni doganali svolte e in cui è effettuata almeno parte delle operazioni oggetto del Certificato AEO.
Le procedure operative e gestionali utilizzate, debitamente descritte nel questionario AEO, debbono poter essere riscontrate nel corso dell’intervento di audit effettuato dall’Ufficio delle dogane, che verificherà la coerenza di quanto dichiarato con lo stato di fatto accertato.
Si raccomanda vivamente di non presentare la domanda se le procedure gestionali ed operative dichiarate non sono state adottate e non si sia in grado di rispondere in modo positivo alle relative domande, pena il rigetto automatico della richiesta.
Qualora in possesso di uno standard di accreditamento riconosciuto a livello internazionale, l’indicazione “titolare di accreditamento”, in corrispondenza dell’elenco degli standard di accreditamento accettati, consentirà di ritenere soddisfatti i requisiti relativi alle domande o sezioni specifiche. Ovviamente la titolarità di uno standard di accreditamento dovrà essere dimostrata durante la visita dell’Ufficio delle dogane, con l’esibizione della relativa documentazione.
Le condizioni ed i criteri per il rilascio dello status di AEO si applicano a tutte le imprese, indipendentemente dalle loro dimensioni. Tuttavia, appare ovvio che lo standard di rispondenza dei requisiti varierà e sarà commisurato alle dimensioni ed alla complessità dell’impresa (piccole, medie e grandi imprese), al tipo di merce trattata, ecc. Ad esempio, tutti coloro che richiedono una certificazione ai fini della sicurezza dovranno dimostrare l’adeguatezza della sicurezza fisica dei propri locali.